書籍:できるリーダーはなぜメールが短いのか？

今日の紹介は、安藤哲也氏の著書です。

■できるリーダーはなぜメールが短いのか？
■安藤 哲也（著）


現在は遅くまで残業をするのはあまり良しとされなくなってきました。
しかし、人員縮小のため、1人当たりの仕事の量は増えています。
その中で、いかに無駄を減らし、残業を減らし、時間当たりのパフォーマンスを高めていくかがポイントになります。
本書の前半では、いかに時間を効率化するかという点にについて詳しく解説されています。
中でも「無駄な時間をどれだけ減らすか」という点に焦点を置いて書かれています。
その例がメールであり、長文のメールを送ることがいかに無駄であるかを冒頭に書いています。
また後半は、部下が最大のパフォーマンスを発揮するための上司のマネジメントや女性の部下への接し方について解説されています。
部下のパフォーマンスがよくなれば、リーダーも楽に仕事ができて、結果も出てきます。
部下育成の色々なヒントを得られる一冊です(私自身は育成されている立場ですが)。
それでは特に参考になった話を紹介していきます。


●地位が高くて忙しい人ほど、要点だけに絞ったビジネスライクなメールを好む。
逆に、いつまでもビジネスマナーにこだわって仰々しいメールを送ってくる人ほど、いざ一緒に仕事をしてみると、要領を得ずに、イライラさせられることが多い。
とはいえ、私も初めての相手にはそれなりに長いメールを送る。
まだ関係ができていないのに、用件だけをいきなり送りつけるのはさすがに失礼だ。
相手がマナーにこだわる人であったなら、読んでさえもらえずにゴミ箱行きになるだろう。
初めての相手にメールを送る場合は、まず簡単な自己紹介が必要になる。
用件だけでなく、なぜその用件が生じたのかという背景も説明したほうがいい。
しかし、自己紹介や背景説明は最初だけで十分である。
2回目以降は、それらを省いてもまったく失礼には当たらない。
そして本題だが、メールを短くするにはどうしたらいいかを、本書では書かれています。
もちろん適当に端折ればいいわけではない。
余計な情報を削ぎ落してスリムにすることは大切だが、全体的にまんべんなく情報を散らすと、何を言いたいのかよくわからない文章になる恐れがある。
メールを短くするときに遠慮したいのは、情報の優先順位。
このメールで何を伝えなくてはいけないのか。
その目的に沿って、優先順位の高いものだけを残して、あとはざっさり切る。
3行なんて短すぎて不安になる人もいるかもしれない。
しかし、これで目的は果たせるのだから何の問題もない。
細かい点は、会ってからすればいいのである。

●たとえ自分に時間的余裕があって長文メールを書くことができても、それを受け取る相手にじっくり読む時間があるとはかぎらない。
そうした想像ができない人が、人のマネジメントをするのは難しい。
まわりの人に動いてもらうには、相手の立場に立って物事を考える必要がある。
その能力が欠けているのだから、いいリーダーにはなれないし、なっても失敗する。
メールが長くなる原因の一つに、どれも大事に思えて削れない、というものがある。
これは本当に大事なものがわかっていないということでもある。
こういう人は、不要な書類やものをため込み、必要なときに必要な書類を探すのに手間取って、仕事の効率をさらに悪くしていることが多い。
最重要のものを見極めるためには、全体を把握する力や情報を分類して整理する力、さらに「この情報がなくなれば、どのような不都合が起きるか」と先をシュミレーションする力が必要になる。

●ゴールは週単位で設定すると上手くいく
ゴールを週単位で設定する理由は2点あります。
1．一日単位だと、計画倒れなってストレスをためやすいから
その日に予定した仕事は極力その日のうちに片づけようと努力するが、突発的なことが起きたり、時間の見積もりを間違えたりして、予定通りにいかないことも多い。
真面目な性格の人は、このとき自分を必要以上に責めてしまうのである。
2．効率の問題
人にはバイオりズムがあって、調子のいいときと悪いときがある。
当然ながら、調子が悪いときは仕事がはかどらないし、逆に調子がいいときは仕事がサクサク進む。
これを無視して、「この仕事はこの時間に片づける」と厳密に固定すると、調子が悪いときに仕事をする派目になる。
調子が悪いときに時間を延長してまで仕事をするのは効率が悪い。
時間で切り上げて残ってしまった分は、調子のいいときにまとめて片づければいいのである。
そのほうが全体としては生産性が高まる。
一日単位で厳密に進捗を管理していると、このようにいいタイミングをつかまえることは難しい。
調子の出ないときは控えめに、調子のいいときはいつもより多めに、と調整をしつつ、遅れが出ないように進捗を管理するなら、一週間単位が最適なのである。
部下からしても毎日チェックされたのでは、ストレスがたまってしまう。
調子に波があるのだから、日々の仕事量は各人の裁量に任せて、一週間単位で結果にコミットしてもらえばいい。
そのほうがメンバーのやる気を引き出せるし、プロジェクトも効率的に進んでいく。

●ムダな仕事の見極め方
不要な仕事には、いくつかのパターンがある。
先の例にあったように、ダブっていて二度手間になっている仕事や、上司の自尊心を満足させるためだけの仕事は、典型的なムダ仕事。
他には、昔は必要だったが環境が変わって形骸化してしまった仕事や、成果につながると思われているが効果測定されないまま続けられている仕事もそうだろう。
広い視野でいうと、クリエイティビィティを発揮する余地のないものもムダととらえられる。
やり方が決まっていて、誰がやっても変わらない仕事は「作業」であって「仕事」ではない。
仕事とは、自分の想いや個性、アイデアなどを反映できるものをいう。
自分なりの工夫ができる仕事は困難なものでやりがいがあるが、そうではない作業は、自分の貴重な資源を奪っていくだけなのでつまらない。
部下もそのように感じる。
上司は部下に「作業」ではなく「仕事」をさせるべきである。
確かに、時には部下に「作業」をしてもわらわなくてはならない場合もある。
その場合、上司はその仕事をする「背景」と「全体像」を合わせて説明する必要がある。
そうすることによって、たとえ「作業」であっても、部下に「仕事」のようなやりがいが芽生えてくる。

●仕事は70％が一番うまくいく
予定は70％ぐらい埋まっていればいいと思う。
仮に1日8時間働くとしたら、5～6時間分の仕事を入れて、残りは予定を決めないでおく。
それがベストバランスだ。
空白の時間をつくっておけば、何かイレギュラーなことが起きたときにも対応できる。
全体の段取りも狂わずにすむ。
むしろ「予定がない時間」自体を1つの予定として、あらかじめスケジュールに組み込むことが大切ともいえる。
まず仕事を入れていき、余った時間を空白時間として使うという考え方だと、結局は時間が残らないことが多い。
貯金下手な人が毎月の生活費の残りを貯金しようとして失敗するのと同じである。
貯金するときは、給料から貯金分を天引きして、残りでやりくりをしたほうがいい。
仕事のスケジューリングも、先に空白時間を固定して、残りの時間に仕事を当てはめていったほうが、空白時間を確保しやすい。