【お題日記】日頃心がけているメール作法

新入社員のデビューですね。メールする場合の此れはは基本ですね


メールをどのように書き出して、どのように締めくくるのか――そこには守るべき“作法”があるのですが、意外と知られていません。例えば、宛先を書く場合には、会社名と部署名を先に書いてから人の名前を書くのが普通ですが、後ろに個人名が続く場合には、社名に「御中」はつけません。しかし、実際には「御中」付きのメールをよく受け取ります。

　相手の名前を書いたら、次は自分が誰であるかを名乗ります。メールの送信者欄に名前が表示されているから分かるだろうと、いきなり本文を書き進める人が結構いますが、相手にメールの内容をスムーズに理解してもらうためには、自分の名前は最初に書いておいた方がよいでしょう。相手が自分のことを覚えているかどうか心配な場合は「この前の展示会でお目にかかった○○です」などと書くとよいでしょう。

　文末には必ず署名を入れます。最近の若いビジネスマンは、名刺をきちんと整理しない人が増えてきています。彼らが連絡を取る際に参照するのがメールの署名。ですから、署名には最低でも氏名はもちろん電話番号と住所は入れておくべきです。